Bedarfsanalyse

WARUM eine BEDARFSANALYE?

Die Auswahl an IT Produkten ist groß, die Beratungen umfangreich und die Vorschläge für die individuell bestmögliche Lösung ebenso zahlreich wie verwirrend. Dieses Phänomen wollen wir bewusst umgehen, weshalb wir im Rahmen unserer IT Beratung eine gemeinsame Bedarfsanalyse mit Ihnen durchführen. Dabei schauen wir uns den IST Zustand an, vereinbaren die notwendigen und gewünschten Funktionen anhand ihres Bedarfs und Ihres Alltags und erstellen auf der Basis der gemeinsamen Bedarfsanalyse ein Konzept. Dabei stehen besonders die Fragen nach einer speziellen Branchenlösung oder einer Inhouse-/Cloud-Lösung zur Diskussion

WIE sieht eine BEDARFSANALYE aus?

Als Beispiel für die transparente Darstellung einer IT Bedarfsanalyse nehmen wir ein kleines Geschäft für Kleidung und Schmuck. Zunächst stellen wir zusammen, welche Systeme und Geräte im Alltag benötigt werden:

  • ein Kassensystem
  • ein Warenwirtschaftssystem
  • ein Telefon, evtl. mit Anrufbeantworter
  • eine eigene Webseite, optional mit einem Online-Shop
  • Internetzugang
  • Software für die Buchhaltung (Einnahme-Überschuss-Rechnung)
  • ein Office-PC mit Outlook, Excel und Word für Preisberechnungen, Briefverkehr, E-Mail usw.

Als Budget ist kein konkreter Betrag vorgegeben, dennoch sollte die Lösung möglichst preiswert, aber langfristig nutzbar sein. Eine Kompatibilität oder modulare Erweiterbarkeit ist daher zwingend notwendig.

Unsere “Lösungs-Empfehlung” würde daher wie folgt aussehen, basierend aus unseren persönlichen Erfahrungen und Lösungen, welche wir selbst einsetzen:

  1. das Kassensystem
    mit SumUp bieten wir ein EC Kartenlesegerät an, ohne monatliche Fixkosten, geringe Anschaffungskosten und Auszahlung innerhalb von 1-2 Bankarbeitstagen auf das Geschäftskonto. Die Provision hierfür liegt zwischen 0,95% (für EC-Karten) und 2,75% für Zahlungen mit der Kreditkarte. Das System erfüllt die aktuellen gesetzlichen Vorgaben in Sachen Belegbuchungen, Tagesabschluss etc. und es können hiermit auch Barzahlungen gebucht werden. Das Inkasso-Risiko liegt beim Anbieter selbst, die Sicherheit kann durch die PIN Eingabe bei jeder Transaktion erhöht werden.


  2. Warenwirtschaftssystem
    Hierfür stehen ein Offline System (lokal auf dem PC installiert) oder eine cloud-basierte Lösung zur Wahl. Unser Favorit ist die cloudbasierte Variante. Anstelle hoher einmaliger Investitionskosten sind geringe monatliche Fixkosten fällig, welche neben der Verfügbarkeit auch Updates, Support und Administrationsaufwand bereits beinhalten. Die eigens installierte Lösung muss gewartet, aktualisiert werden. Die Techniker-Stunde bei vielen Softwarelösungen beginnt bei ca. 80 EUR netto. Auf 2 Jahre Laufzeit gerechnet bei durchschnittlich 2 großen Updates pro Jahre sind das minimum 320 EUR Netto + Anschaffung der Lizenz + 4x Update-Lizenz. Oftmals sind solche Warenwirtschaftssystem bereits mit einer Buchhaltungs-Lösung kombiniert, sodass auch diese Investition bereits inbegriffen wäre (siehe hierzu Punkt 6)


  3. Telefonie
    Ein Telefon ist heute unverzichtbar, alles mit dem Smartphone zu erledigen ist aber nicht immer praktikabel und empfehlenswert. Daher empfielt sich hier eine FRITZ! Box, welche bereits eine Telefonanlage beinhaltet und den Internetzugang (Punkt 5) beinhaltet. Mit einem schnurlosen DECT Telefon, z.B. dem Fritz!Fon aus dem gleichen Hause ist das Thema Telefonie abgedeckt. Mit Anrufzeiten lassen sich nach Geschäftsschluss ein Anrufbeantworter ganz einfach am Mobilgerät aktivieren und morgens vor Öffnung wieder deaktivieren. Individuelle Ansagen, Klingeltöne und Wartemusik – alles kein Problem. Die Anschaffungskosten für 1 Schnurlos-Telefon und die Fritz! Box liegen aktuell (Januar 2021) bei ca. 220 EUR.


  4. Webseite & Online-Shop
    Ein eigener Online-Shop ist in der heutigen Zeit fast unverzichtbar geworden, nicht erst seit Corona und dem Lockdown 2020 und 2021. Der Aufwand, die Pflege, die Betreuung, die rechtlichen Risiken und Gefahren sind jedoch enorm, sodass ein nicht unerheblicher (finanzieller) Aufwand mit einhergeht. Dies sollte in die Hände eines Fachmanns gelegt werden, um das Risiko von Abmahnungen wegen Rechtsverstössen wie Urheberrecht (Fotos) oder Datenschutz (DSGVO) zu minimieren. Die eigene Webseite dagegen ist eine unverzichtbare Visitenkarte geworden.  Eine “einfache” Seite, in dem Sie sich, Ihr Geschäft, Ihre Öffnungszeiten, ein paar Fotos aus Ihrem Geschäft und Ihre Kontaktdaten präsentieren, ist ein überschaubarer finanzieller Punkt. Diese Investition lohnt sich, um “gefunden” zu werden. Für Sie als Startup Unternehmen bieten wir unser Startup Homepage Angebot zum Pauschalpreis. Dies entspricht genau dieser Visitenkarte. Auf Wunsch übernehmen wir im Nachgang die technische Betreuung (Updates, Content aktualisieren, Backups,….) für kleines Geld.


  5. Internetzugang & Telefonanbieter
    Haben Sie schon einmal versucht PRIVAT einen passenden Telefonanbieter zu finden? Das ist noch einfach(er) als für ein Geschäft. Klären wir zunächst die Frage, ob es ein Business- oder Privatkundenangebot sein soll. Das hängt davon ab, wie kritisch die telefonische Erreichbarkeit für Ihr Geschäft ist. Ein Reisebüro sollte hier auf das Business-Angebot zugreifen, z.B. von der Deutschen Telekom, während für das kleine Geschäft ein Privatkunden-Angebot mit Fritz! Box ausreichend sein kann. In unserem Falle haben wir uns für einen “kleineren regionalen Anbieter” entschieden, dessen DSL ANschluss ca. 25,- EUR monatlich kostet. Dabei ist die Fritz! Box bereits inklusive, ebenso die Telefon-Flatrate. Dies ergänzen wir durch das FRITZ! Fon unter Punkt (3) und damit haben wir auch diese Frage geklärt.


  6. Software für die Buchhaltung (Einnahme-Überschuss-Rechnung)
    Ähnlich wie bei einer Warenwirtschaft bietet sich auch hier die Cloud-Lösung an. Monatliche Fixkosten stehen auch hier einer hohen Erstinvestition mit hohen Folgekosten für Wartung, Pflege, Administration und einem erheblichen Aufwand für die Bereitstellung eigener Systeme (Anschaffung, Einrichtung, Betreuung, Stromverbrauch) gegenüber. Wir haben uns in diesem Rahmen für die Umstellung einer Kauflösung entschieden und setzen zukünftig auf BILLOMAT – diesen Anbieter können wir nur bestens empfehlen.


  7. ein Office-PC mit Outlook, Excel und Word für Preisberechnungen, Briefverkehr, E-Mail usw.
    Wir empfehlen Ihnen hierfür die leistungsstarke Produktpalette von Wortmann, auch bekannt als Terra PC. Sie erhalten diese über unseren Online-Shop oder per Bestellung nach unserem persönlichen Gespräch im Rahmen der Bedarfsanalyse. Terra PCs haben mehrere Vorteile, insbesondere die Zuverlässigkeit, geringe Lautstärke, Leistungsstärke und einen sehr guten Support im Falle von (unwahrscheinlichen) technischen Problemen. Alle Geräte können mit einem zusätzlichen und erweiterten Support- und Garantie-Paket erworben werden. Um Word, Excel und Outlook zu nutzen, empfehlen wir Ihnen eine Business-Lizenz von Office 365, welche Sie bei uns erhalten. Für kleines Geld als monatlicher Posten, ersparen SIe sich auch hier den Administrations-Aufwand, die Installation und den Kauf von Update-Lizenzen.


Und wie sieht IHR Bedarf aus?

 

Lassen Sie es uns herausfinden. Vereinbaren Sie einen Termin mit uns und wir schauen uns gemeinsam an, wie wir Ihre Systeme verbessern, erweitern oder umstellen können. Unseren Online-Terminkalender finden Sie HIER.

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