ecoDMS – revisionssichere Archivierung nach Vorschrift

Unser Gesetzgeber in Deutschland lässt sich immer wieder mal neue Vorschriften, Richtlinien und Verordnungen einfallen, die „draußen“ im Alltag vom Freiberufler über Konzerne bis zum Privatmann und Selbständigen dann umgesetzt werden müssen. Nehmen wir mal Privatpersonen raus, so ist hier insbesondere das Stichwort der revisionssicheren Archivierung zu nennen. Gefordert ist eine langristige digitale Archivierung, die ein nachträgliches Bearbeiten der Unterlagen zum einen nicht mehr erlaubt, Ergänzungen und Änderungen dokumentiert und für die Betriebsprüfung einen entsprechenden „Revisionszugriff“ ermöglicht.Der Markt für solche Lösungen geht von der einfachen kostenlosen Open Source Lösung bis zu großen Konzernlösungen, mindestens genau so groß ist die Preisschere für die Investitionskosten, um Anschaffung, Installation, Lizenzkosten, Implementierung, Schulung der Mitarbeiter und die Administration zu stemmen. Wir haben uns das „kleine“ System ecoDMS rausgepickt auf einem zunehmend unübersichtlichen Markt, setzen dies in Kürze selbst bei uns ein und haben mit der finalen Planung fast den Zeitpunkt erreicht, die Installation vorzunehmen.

Warum wir uns gerade ecoDMS rausgesucht haben, wollen wir hier in diesem Blog darstellen. Unab­hängig von Branche und der Unter­neh­mens­größe kann die Soft­ware zur Ver­bes­se­rung der internen Pro­zesse ein­ge­setzt werden. Angefangen von der digitalen Bearbeitung des Posteingangs, über die revisionskonforme Archivierung von über 180 Datei-Formaten, bis hin zum sekundenschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender. Täglich gehen in Unternehmen zahlreiche Dokumente ein und aus. Angesichts der verschiedenen Dokumentenarten sind eine einheitliche Sicht auf alle Dokumente und ein schneller Dokumentenzugriff oftmals nicht gewährleistet, da für die Dokumente unterschiedliche Ablageplätze vorgesehen sind. Täglich gehen in Unternehmen zahlreiche Dokumente ein und aus. Angesichts der verschiedenen Dokumentenarten sind eine einheitliche Sicht auf alle Dokumente und ein schneller Dokumentenzugriff oftmals nicht gewährleistet, da für die Dokumente unterschiedliche Ablageplätze vorgesehen sind. Mit Hilfe von Trennblättern können ganze Dokumentenstapel schnell eingescannt werden. Trennblätter signalisieren dem System beim Scannen, dass ein neues Dokument beginnt. Die Dokumente werden automatisch in einzelne Dateien aufgeteilt. Mit einem beliebigen Dokumentenscanner werden die Unterlagen direkt auf den ecoDMS-Server in das Scaninput-Verzeichnis gescannt.